Privacyverklaring

1. Wie ben ik?

Coachingpraktijk De Leeuw is een praktijk voor coaching en gezinsbegeleiding, gevestigd in Leiden. De praktijk wordt gevoerd door Mirjam de Leeuw, kinder- en jeugdpsycholoog en SKJ-geregistreerd professional.

• Praktijknaam: Coachingpraktijk De Leeuw
• Eigenaar: Mirjam de Leeuw
• Vestigingsadres: Leiden
• E-mail: mirjam@deleeuw.nl
• KvK-nummer: 88297187
• SKJ-registratie: 130005177
• Btw-status: vrijgesteld van btw via de kleineondernemersregeling, KOR

Coachingpraktijk De Leeuw is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen die:

• de website bezoekt;
• contact opneemt via e-mail of het contactformulier;
• een kennismakingsgesprek aanvraagt;
• een coachingstraject volgt;
• als ouder, verzorger of betrokkene betrokken is bij een coachingstraject.

Coachingpraktijk De Leeuw richt zich op jongeren vanaf 16 jaar, ouders en volwassenen.

3. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Ik verwerk de volgende categorieën persoonsgegevens:

• naam en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer, als je dit zelf verstrekt;
• adresgegevens, wanneer dit nodig is voor facturatie;
• geboortedatum of leeftijd;
• gegevens van ouder(s), verzorger(s) of andere betrokkenen, wanneer dit relevant is;
• informatie die je deelt via e-mail, telefonisch, via het contactformulier of tijdens gesprekken;
• informatie over je hulpvraag, situatie, gezin, werk, school, relaties, belasting, stress, ontwikkeling of welzijn;
• afspraken over doelen, aandachtspunten of vervolgstappen;
• factuur- en betaalgegevens.

Tijdens coaching kunnen gevoelige persoonsgegevens naar voren komen, bijvoorbeeld over gezondheid, psychisch welzijn, gezinssituatie, ontwikkeling of relaties. Ik verwerk deze gegevens alleen wanneer jij ze zelf verstrekt en voor zover ze relevant zijn voor de coaching.

4. Geen EPD of behandeldossier

Omdat ik coaching aanbied en geen diagnostiek, GGZ-behandeling of medische zorg, werk ik niet met een elektronisch patiëntendossier, medisch dossier of behandeldossier.

Ik houd wel een beperkte cliëntadministratie bij (contactgegevens, afspraken, facturen) en kan korte werknotities maken om de coaching zorgvuldig te kunnen uitvoeren. Bewaartermijnen staan in artikel 11.

5. Waarom verwerk ik persoonsgegevens?

Ik verwerk persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• om contact met je op te nemen;
• om een kennismakingsgesprek te plannen;
• om te beoordelen of mijn aanbod passend is bij jouw vraag;
• om coaching of gezinsbegeleiding zorgvuldig uit te voeren;
• om afspraken te plannen en te bevestigen;
• om facturen te sturen en betalingen te verwerken;
• om mijn financiële administratie bij te houden;
• om te voldoen aan wettelijke, fiscale en beroepsmatige verplichtingen;
• om de website veilig en goed werkend te houden.

6. Op welke grondslag verwerk ik persoonsgegevens?

Ik verwerk persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• uitvoering van een overeenkomst, wanneer je een coachingstraject start of een afspraak maakt;
• toestemming, bijvoorbeeld wanneer je zelf gegevens verstrekt via e-mail, contactformulier of tijdens gesprekken;
• wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor de financiële administratie;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor normale praktijkvoering, beveiliging, planning, communicatie en beperkte werknotities;
• professionele verantwoordelijkheid, voor zover gegevens nodig zijn om zorgvuldig en verantwoord te kunnen werken binnen mijn rol als coach en SKJ-geregistreerd professional.

Je mag toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

7. Jongeren van 16 en 17 jaar

Coachingpraktijk De Leeuw begeleidt jongeren vanaf 16 jaar. Bij jongeren van 16 en 17 jaar wordt zorgvuldig afgestemd wie betrokken is bij het traject. Dit kan de jongere zelf zijn, maar ook een ouder of verzorger. Bij de start van het traject wordt besproken:

• wie de opdrachtgever is;
• wie de factuur ontvangt;
• of en hoe ouder(s) of verzorger(s) betrokken worden;
• welke informatie wel of niet wordt gedeeld;
• wat de jongere zelf vertrouwelijk wil bespreken;
• wanneer veiligheid of professionele verantwoordelijkheid vraagt om informatie te delen.

Vertrouwen en privacy van de jongere zijn belangrijk. Informatie uit gesprekken wordt daarom niet zonder reden gedeeld met ouder(s), verzorger(s) of derden.

Wanneer er zorgen zijn over veiligheid, ernstige problematiek of acute risico's, kan het nodig zijn om informatie te delen of passende hulp in te schakelen. Dit wordt, waar mogelijk, eerst met de jongere besproken.

8. Coaching, geen behandeling of crisisinterventie

Coachingpraktijk De Leeuw biedt coaching en gezinsbegeleiding. Dit is geen diagnostiek, geen GGZ-behandeling, geen medische zorg en geen crisisinterventie.

Bij ernstige psychische klachten, acute onveiligheid, suïcidaliteit, psychiatrische problematiek of crisis is coaching niet passend. In dat geval adviseer ik contact op te nemen met de huisarts, huisartsenpost, crisisdienst, 113 Zelfmoordpreventie of andere passende hulpverlening.

Als tijdens de kennismaking of het traject blijkt dat coaching onvoldoende passend is, kan ik adviseren om andere hulp te zoeken of het traject beëindigen.

9. Met wie deel ik persoonsgegevens?

Ik deel persoonsgegevens niet met derden, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van mijn werk, administratie, wettelijke verplichtingen of veiligheid. Voor mijn praktijkvoering maak ik onder andere gebruik van:

• e-mail voor communicatie;
• Microsoft Teams voor online gesprekken;
• Moneybird voor facturatie en administratie;
• hosting- en websitediensten voor de website;
• eventueel een boekhouder of administratieve ondersteuning.

Met partijen die namens mij persoonsgegevens verwerken, sluit ik waar nodig een verwerkersovereenkomst. Wanneer een uitzondering op de vertrouwelijkheid geldt, staat dit beschreven in artikel 8.

10. Website, cookies en analytics

De website kan gebruikmaken van privacyvriendelijke bezoekersstatistieken om inzicht te krijgen in het gebruik en functioneren van de website.

De website gebruikt geen trackingcookies voor marketingdoeleinden, tenzij dit uitdrukkelijk anders wordt vermeld.

11. Hoe lang bewaar ik gegevens?

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. In grote lijnen hanteer ik de volgende bewaartermijnen:

• contactaanvragen die niet tot een traject leiden: maximaal 12 maanden;
• gegevens rondom kennismaking en planning: maximaal 12 maanden, tenzij een traject start;
• korte werknotities rondom coachingstrajecten: maximaal 2 jaar na afronding van het traject, tenzij er een reden is om ze eerder te verwijderen of langer te bewaren;
• financiële administratie, facturen en betaalgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht;
• e-mailcorrespondentie: zolang als nodig is voor communicatie, administratie of professionele verantwoording.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

12. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en openbaarmaking. Voorbeelden hiervan zijn:

• beveiligde toegang tot apparaten en accounts;
• gebruik van wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie;
• zorgvuldige omgang met cliëntadministratie en werknotities;
• beperking van toegang tot gegevens;
• gebruik van betrouwbare digitale diensten;
• geen onnodige opslag van persoonsgegevens.

13. Jouw privacyrechten

Je hebt volgens de privacywetgeving verschillende rechten. Je kunt mij vragen om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Stuur je verzoek naar mirjam@deleeuw.nl. Ik reageer zo snel mogelijk, uiterlijk binnen één maand.

Soms kan ik een verzoek niet volledig uitvoeren, bijvoorbeeld wanneer ik gegevens nog moet bewaren vanwege een wettelijke verplichting, professionele verantwoordelijkheid of de rechten van anderen. Voor jongeren van 16 en 17 jaar geldt aanvullend wat in artikel 7 is beschreven.

14. Klacht over privacy

Als je vragen of klachten hebt over hoe ik met persoonsgegevens omga, neem dan eerst contact met mij op via mirjam@deleeuw.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer mijn werkwijze, de website of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op de website.